Die Corona Pandemie hat unseren Arbeitsalltag stark verändert. Auch, wenn sich schon vor der Pandemie der Trend hin zur virtuellen Zusammenarbeit abgezeichnet hat, hat die Pandemie diesen Trend beschleunigt. Studien gehen davon aus, dass schon 2024 nur noch 25% aller Meetings unter Anwesenheit der Teilnehmer:innen vor Ort stattfinden werden; der überwiegende Teil wird online abgehalten werden. Diese Veränderung wirkt sich insbesondere auf Gruppendynamik, Kommunikation und das Vertrauensverhältnis innerhalb von Teams aus. Im virtuellen Raum sind wir mit einer neuen beschränkten Art von Kommunikation konfrontiert. Signale, die von uns, wenn wir mit einer uns gegenüberstehenden Person sprechen, durch unsere Körperhaltung oder Gesichtsausdruck ausgesendet und aufgenommen werden, werden im virtuellen Raum schwerer erkannt und verstanden. So kommt es zum Beispiel bei virtuellen Meetings häufiger vor, dass die verschiedenen Rollen innerhalb eines Teams nicht klar ersichtlich sind, und es schwieriger ist, herauszufiltern, welche Person in der Gruppe zum Beispiel vielleicht für die weitere Zusammenarbeit besonders wichtig ist. Dazu kommt die Herausforderung, dass im virtuellen Raum mehr als 30% der Teilnehmenden in Meetings oder Workshops mehrere Aufgaben parallel erledigen und zu selbsternannten Multitaskingexpert:innen werden. Dementsprechend weniger Aufmerksamkeit bleibt für die jeweiligen Aufgaben. Dieser Umstand erschwert den Aufbau von Vertrauen innerhalb einer Gruppe oder Teams als notwendige Voraussetzung dafür, Verantwortung für die Gruppe oder die Aufgabe zu übernehmen.
Es sind also bereits eine Vielzahl an Herausforderungen für virtuelle Teams und deren Online-Zusammenarbeit bekannt und trotzdem wird sich auch nach der Pandemie der Trend noch weiter in Richtung virtuelle Kollaboration entwickeln. Was können wir also tun um unsere Zusammenarbeit im virtuellen Raum zu erleichtern, das virtuelle Team zu stärken und ihre Motivation aufrecht zu erhalten? Hier sind fünf einfache aber effektive Tipps, die dazu beitragen auch im virtuellen Raum erfolgreiche Meetings zu ermöglichen und Teams, die geographisch voneinander getrennt sind, etwas enger zusammenzubringen:
Visualisierung der Arbeit. Insbesondere im virtuellen Raum haben Studien gezeigt, dass eine gute Visualisierung von Ergebnissen und Arbeitsschritten dazu führt, dass Gruppenmitglieder sich mehr einbringen und stärker an Diskussionen teilnehmen. Visualisierungstools gibt es viele, die sich für unterschiedliche Zwecke eigenen. Wenn es einfach und schnell gehen soll, reicht zum Beispiel Google Jamboard wunderbar aus. Geht es um kompliziertere Prozesse und Visualisierungen, die über Post-Its hinweggehen, empfehlen wir miro oder auch mural.
Feedbackrunden. Feedback einholen, das nicht nur die Ergebnisse einer Arbeit, sondern auch den Prozess adressiert fördert die Zusammenarbeit von virtuellen Teams. Wichtig ist dabei, wie das Feedback formuliert wird. Negativ oder angriffiges Feedback wirkt sich negativ aus. Auch hier eignen sich Visualisierungen und Gesprächsanleitungen zum Feedback (z.B. Sandwichfeedback), bei denen schlecht formuliertes Feedback vermieden wird.
Wenn möglich gelegentliche physische Treffen ermöglichen. Vor allem für Teams, die über seinen sehr langen Zeitraum virtuell zusammenarbeiten und die Kollaboration über einen einzelnen Workshop hinweggeht, wird es empfohlen, den Teammitgliedern zu ermöglichen sich persönlich zu treffen und kennenzulernen. Diese Treffen stärken Vertrauen innerhalb der Teams und wirken so dem sogenannten Social Loafing (einzelne Gruppenmitglieder bringen sich wenig bis gar nicht ein, weil sie sich darauf verlassen, dass andere die Arbeit übernehmen) entgegen.
Gute Moderation von Meetings und Workshops. Eine gute Moderation ist unumgänglich. Insbesondere bei großen Teams oder Gruppen nimmt das Engagement und die Teilnahme an Diskussionen oder Arbeitsschritten häufig ab. Dem kann eine sorgfältige Moderation entgegenwirken.
Kamera und Ton an. Die Teammitglieder in Meetings oder Workshops auffordern die Kameras und gegebenfalls auch den Ton anzulassen und sichtbar zu bleiben. Das führt zu mehr Engagement und Diskussionsbereitschaft.
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